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Word-Vorlagen dienen dazu, in ein Word-Dokument die Daten eines Kunden einzusetzen. Dazu erstellen Sie zunächst ein Dokument als Vorlage und setzen darin Platzhalter für die Kundendaten (z.B. Name oder Adresse) ein, sogenannte Seriendruckfelder.
Anschliessend können Sie aus der Kunden- oder Rezeptbearbeitung heraus ein Word- oder PDF-Dokument aus dieser Vorlage erstellen. Dabei werden die Platzhalter in der Vorlage durch die tatsächlichen Daten des Kunden ersetzt.
Diese Funktion soll Sie dabei unterstüzen, die Vielzahl von personalisierten "wortreichen" Dokumenten, die im Kundenkontakt benötigt werden, zu verwalten (z.B. Datenschutz-Erklärungen, Hygiene-Belehrungen, usw.). Mini302 bietet zwar auch einen Formular-Editor, um Dokumente zu personalisieren, aber dieser ist für textlastige Darstellungen nicht besonders gut geeignet.
Diese Funktionen können Sie nur verwenden, wenn auf Ihrem PC Microsoft Word ab Version 2007 installiert ist. Die Bildschirmfotos aus der Dokumentation zeigen Word 2010, andere Versionen können anders aussehen. |
Um die Dokumentvorlagen zu erstellen und bearbeiten rufen Sie "Einstellungen -> Formulare -> Word-Vorlagen" auf. Ein Dialog wird angezeigt, der alle vorhandenen Vorlagen anzeigt:
Doppeklicken Sie auf eine vorhandene Vorlage um diese in Word zu bearbeiten, oder klicken Sie auf den "Neue Vorlage"-Knopf über der Tabelle, um ein neues Dokument anzulesen. In beiden Fällen wird Word geöffnet.
Um eine Vorlage zu löschen, setzen Sie einen Haken in die Spalte "Löschen?" und klicken auf "Speichern + Schliessen". Es wird nur die Vorlage in dieser Liste gelöscht, nicht die bereits aus dieser Vorlage erstellten Dokumente bei Kunden oder Rezepten.
Sie müssen nicht mit einem leeren Dokument anfangen, sondern können auch ein bereits vorhandenes Word-Dokument mit der Maus in die Dokumenttabelle ziehen. Es wird dann eine Kopie in Mini302 davon angelegt und Sie können diese weiterverarbeiten. Beispiel: Sie haben schon eine Datenschutzerklärung in Word erstellt, die Sie bisher für jeden Kunden von Hand angepasst haben. Ziehen Sie das vorhandene Dokument in die Dokumenttabelle. Es erscheint dort in einer neuen Zeile. Doppelklicken Sie auf diese und ersetzen in Word die bisherigen Kundendaten durch die Platzhalter. |
Wie das Einfügen der Platzhalter aussieht, hängt von der verwendeten Word-Version ab. Sie finden diese Funktion in der Registerkarte "Sendungen".
Ein Beispiel-Dokument mit bereits eingesetzen Platzhaltern:
Die Seriendruckfelder erkennen Sie an den Doppelklammer.
Damit das Dokument in Mini302 zur Verfügung steht, speichern Sie es zunächst in Word und schliessen das Word-Fenster. Ändern Sie nicht den Dateinamen, dann findet Mini302 das Dokument nicht mehr.
Klicken Sie anschliessend auf "Speichern und Schliessen" im "Word-Vorlagen brearbeiten"-Dialog. Klicken Sie "Verwerfen", um die Änderungen an der Vorlage nicht zu speichern.
Folgende Seriendruckfelder stehen zur Verfügung:
Feldname | Hinweise |
Kundennummer | Kundennummer im Kundenstamm |
Vorname | |
Nachname | |
Geschlecht | |
Geburtsdatum | |
KkMitgliednummer | Mitgliedsnummer bei der Krankenkasse |
KkStatus | Status bei der Krankenkasse |
IkKasse | IK-Nummer der Kasse |
KasseName | Name der Krankenkasse |
PostAnschrift | Vollständige Anschrift (mehrzeilig) der Hausadresse |
Strasse | |
Plz | |
Ort | |
Telefon | |
Mobiltelefon | |
Telefax | |
Briefanrede |